Author - Antoine Bergot

Office Groups : un nouveau modèle collaboratif dans Office 365

Comme expliqué dans un précédent billet (Office 365, nouveau modèle collaboratif) les dernières évolutions du portail cloud de Microsoft tendent vers un nouveau modèle collaboratif. Au cœur de celui-ci se trouvent les Offices Groups présentés par Microsoft à la fin de l’année dernière et accessibles à tous les clients Office 365 depuis la fin du mois de septembre.

Évolutions du modèle collaboratif d’Office 365 : Sharepoint, Yammer, Office Groups.

Les groupes Office 365 sont définis par Sam Koppes, Program Manager Office 365, de la manière suivante :

Les groupes rassemblent les utilisateurs, les conversations et les contenus dans Office 365. En proposant un outil qui fait le lien entre les e-mails, le stockage de documents et l’organisation du calendrier, les groupes permettent aux équipes de se concentrer sur leurs activités. Les groupes peuvent être publics afin de partager de l’information dans votre entreprise, ou privés pour des équipes traitant de sujets sensibles.

Au premier abord cette définition pourrait également s’appliquer à Yammer ou à Sharepoint : certes mais avec les Office Groups l’intégration entre les trois fonctions (mail, calendrier, partage de documents) est peut-être la plus aboutie car tout y est concentré dans le portail Office 365 ce qui donne une cohérence graphique comme fonctionnelle et une grande facilité d’utilisation.

Au-delà de la stratégie d’ensemble et des questions que l’on peut légitimement se poser sur le positionnement et le futur de tel ou tel outil de l’offre Office 365 (à ce sujet voir cet article, sur le positionnement Yammer/Office Groups) voyons aujourd’hui comment ces groupes fonctionnent.

Office Groups : démonstration fonctionnelle.

Conversations.

Les conversations de groupe s’apparentent à une discussion exchange classique, on les retrouve dans le menu Groupe dans le menu gauche de Outlook Web App. Vous pouvez accéder aux conversations de tous les groupes dont vous êtes membres depuis ce menu.

Conversations Office Groups

Conversations Office Groups

Vous y retrouverez toutes les conversations associées au groupe. Les interactions sont simples et au nombre de trois :

  1. démarrer une nouvelle conversation pour lancer un nouveau sujet (pour vérifier que le sujet n’a pas été discuté un moteur de recherche est disponible en haut à gauche de la fenêtre, il filtre automatiquement sur les conversations du groupe où vous vous trouvez). Il est également possible de démarrer une nouvelle conversation depuis sa boîte mail en envoyant un mail au groupe (comme on pouvait le faire avec les listes de distribution) ;
  2. Répondre à une conversation commencée, votre réponse sera affichée dans la suite du fil de conversation ;
  3. Cliquez sur « J’aime », la fonction peut au premier abord paraître futile mais elle a une application pratique : tout le monde répond tous les jours à des mails par « ok », « vu » etc, plutôt que de polluer une conversation avec 2 lettres, un clic sur « J’aime » montre à votre interlocuteur que vous êtes d’accord avec son précédent message.

La boîte mail d’un groupe a une capacité de 50 Go (conversations + éléments de calendrier compris), le stockage des fichiers est géré à part comme nous le verrons ci-après.

Partager des fichiers.

A chaque groupe Office 365 est adjoint un espace OneDrive dans lequel on peut uploader, créer et modifier des documents sur lesquels travaillent les membres. Les fonctions de co-édition disponibles dans Office Online renforcent encore les opportunités de collaborer mieux et plus rapidement. L’intégration entre Outlook Web App et OneDrive a également connu une amélioration : la sélection de pièce jointe dans un espace One Drive est grandement facilitée, vous pouvez ainsi aller directement sélectionner vos pièces jointes dans le OneDrive du groupe en indiquant quels droits vous accordez sur les pièces jointes à vos destinataires (modification ou lecture simple).

One Drive Office Groups

One Drive Office Groups

Les droits de ce dossier partagé ne sont pas modulables : un membre du groupe aura tous les droits sur ces fichiers (lecture/modification/suppression). Si un membre fait une erreur de modification : le versionning simple est activé, il est donc possible de restaurer une version antérieure. Si un document est supprimé par erreur il sera déplacé dans la corbeille du groupe et pourra donc être restauré. Si l’on souhaite partager un document avec une personne sans qu’elle puisse le modifier il suffit de partager le document en lecture avec elle, elle y aura accès sans voir le reste des documents et sans être membre du groupe :

Partager un fichier

Partager un fichier du groupe

Ce dossier partagé dispose d’une capacité de stockage de 1 To, la taille maximale des fichiers est de 2 Go. Profitez de cet espace pour y stocker les pièces jointes afin qu’elles n’empiètent pas sur les 50 Go de la boîte mail.

Organiser l’agenda du groupe.

Les groupes Office 365 vous permettent de gérer facilement, à un seul et même endroit votre calendrier ainsi que celui de vos groupes. Pour visualiser le calendrier d’un groupe il suffit, dans l’application « Calendrier » d’Office 365 de sélectionner le groupe désiré. Le calendrier du groupe va alors simplement se superposer au votre.

Calendrier Office Groups

Le calendrier des groupes peut se superposer facilement au votre.

Pour créer un événement de groupe il suffit d’ajouter celui-ci aux participants comme vous le feriez pour n’importe quel contact.

Gérer les groupes Office 365.

Création d’un groupe

La gestion des groupes Office 365 se fait depuis Outlook Web App, c’est là que vous retrouverez la liste des groupes auxquels vous appartenez,

Création d'un groupe Office 365 - Figure 1

Création d’un groupe Office 365

c’est également là que vous pouvez en créer de nouveaux en cliquant sur « + » à droite de « Groupes », il suffit alors de renseigner :

  • un nom,
  • une description,
  • le niveau de confidentialité du groupe,
    • un groupe public pourra être rejoint par toute personne de votre tenant Office365 depuis le bouton « Parcourir les groupes »
    • un groupe privé ne sera accessible que sur demande et après autorisation d’un administrateur. Les groupes privés apparaissent dans l’annuaire et dans la liste des groupes pour tous les membres du tenant : pour les sujets sensibles il faudra donc être vigilant quand au nommage.
    • Attention la confidentialité d’un groupe ne peut être modifiée après sa création.
  • La langue,
  • Les paramètres de notification,
  • et le tour est joué, vous pouvez commencez à utiliser le groupe pour communiquer, partager des fichiers ou organiser une réunion
    Création d'un groupe Office 365

    Création d’un groupe Office 365 – Figure 2

Création d'un groupe Office 365

Création d’un groupe Office 365 – Figure 3

 

Trois fonctions disponibles pour les Groupes OIffice 365

Création d’un groupe Office 365 – Figure 4

Gérer les groupes

Une fois créés les groupes sont toujours gérés depuis Outlook Web App depuis le bouton « Parcourir les groupes ». Depuis cette interface les utilisateurs peuvent gérer leurs notifications sur les groupes dont ils sont membres et les administrateurs gérer les membres de leurs groupes.

On peut déléguer l’administration d’un groupe à des utilisateurs : elle permet de gérer les utilisateurs, pratique pour déléguer la gestion des accès, mais permet aussi de supprimer le groupe, sachant qu’Office 365 n’offre pas de possibilité de récupérer un groupe supprimé il vaut peut-être mieux rester prudent.

Enfin une dernière option à noter concernant les externes : il est impossible d’ajouter des externes à un groupe Office 365. On peut cependant les autoriser à envoyer des mails à ceux-ci, par défaut les groupes bloquent tout mail venant de l’extérieur. Pour les autoriser il faut cocher une case dans les paramètres du groupe, celle-ci n’apparaît pas à la création du groupe :

2015-10-20 18_20_47-Contacts - Antoine Bergot - Outlook

Activer les mails externes

Si cette case est cochée les externes pourront transmettre des mails au groupe, sans pour autant pouvoir consulter son contenu. Si un membre du groupe répond au mail d’un externe ce sera avec l’adresse du groupe, la conversation se fera donc entre la personne externe et le groupe Office 365 :

Mail externe

Répondre à un mail externe

Conclusion : Office Groups ou Yammer?

On reviendra sûrement dans un futur billet sur la comparaison entre ces deux outils et leurs usages respectifs mais on peut déjà dire, en conclusion, au vu de ce qui a été décrit ici et à propos de Yammer dans notre dernier billet :

  • Yammer qui ne propose ni agenda ni organisation des fichiers partagés cible plus un besoin de communication souple et rapide. C’est un outil qui peut être utilisé pour de la communication de masse (auprès d’un grand nombre de collaborateurs), de la diffusion des résultats de votre veille, bref pour des besoins de communication simple, rapide et auprès de nombreuses personnes tout en évitant de surcharger les boîtes mails.
  • Office Groups propose les outils qui manquent à Yammer : agenda, organisation possible des fichiers, accès des données hors connexion via OneDrive. Il semble plus adapté à des petites équipes dont les membres collaborent au jour le jour et ont besoin d’outils en ligne pour améliorer leur efficacité : les conversations, l’agenda et le dossier partagés, accessibles hors ligne depuis des clients lourds semblent répondre à ce besoin. En termes d’adoption on peut ajouter que l’utilisation du mail facilitera celle-ci pour les utilisateurs encore réticents à l’utilisation d’un réseau social tout en leur offrant les outils de collaboration décrits ci-dessus.

Office Groups : quelques liens pour aller plus loin.

 

Intégration améliorée d’Office Mobile et Outlook pour iOS

Meilleure intégration d’Office Documents et Outlook pour iOS

Des nouveautés dans l’intégration des récentes applications Office Mobile avec Outlook (pour l’instant seulement sur iOS) : l’ouverture et la modification des pièces jointes se fera désormais directement dans les apps office mobile.
Vu les captures d’écrans on se rapproche de la facilité d’utilisation d’Outlook Web App.