Journée Azure Office 365 SharePoint Lille

Belle journée avec les experts aOS, interventions et témoignages intéressants autour de nos sujets aussi bien techniques que fonctionnels. Du technique sur Azure, les dernières nouveauté Office 365, comment organiser SharePoint et l’associer avec Docusign.

Accueil réussi à Euratechnologies aos-euratechnologies

Intervention de Jean-Marc Touzard sur la Digital Workplaceaos-lille-intervention-jmt

Retrouvez les slides de notre intervention ici :

Digital Workplace avec Office 365

Le 02.12.2016 Camoai sponsorise un événement organisé par AOS, groupe d’experts Azure Office 365 SharePoint.

Nous y animerons une conférence à 10H15 pour montrer comment Office 365 permet aux entreprises de monter rapidement et efficacement leur Digital Workplace.

Plus précisément, nous expliquerons avec des exemples concrets comment la plate-forme Office 365 améliore :

  • la communication d’entreprise avec Skype Entreprise
  • la collaboration et la mobilité avec la suite de solutions intégrées (Office Groups, Teams, SharePoint, Delve…)
  • la dématérialisation des processus avec Nintex.

L’événement a lieu à Euratechnologies Lille, l’inscription est gratuite et se fait ici : Inscription événement Office 365 Euratechnologies

Retrouvez ci-dessous tout l’agenda de la journée, avec les interventions des meilleurs experts Azure et Office 365

Agenda de la journée Office 365

Office 365-OneDrive-Gouvernance

L’idée de mettre en place une gouvernance des espaces Office 365 peut faire sourire; en effet, ça sent un peu la poussière, au beau milieu des grands espace numériques du Cloud, du IT en self service, de la consumérisation, là où documents et conversations fusent de toutes parts sur tablettes et smartphones.

Et pourtant, le récent article de Distributique m’y a tout de suite fait penser…

Cet article relaye l’annonce où Microsoft explique pourquoi la capacité de stockage des OneDrive des abonnés à Office 365 va être réduite : pour éviter la prolifération d’utilisateurs stockant jusque 75 To de films (sans doute piratés) sur le OneDrive de leur entreprise, puisque partie d’Office 365…

On peut penser que ces utilisateurs n’auront pas eu besoin d’un ambitieux plan de change management, et on se rassure en se disant qu’au moins ce service OneDrive n’a pas de problèmes d’adoption … dommage que ce soit pour gérer du contenu qui n’a pas grand chose à voir avec l’entreprise (sauf s’il s’agit d’une compagnie produisant des films, bien sûr).

Donc pas de doutes, je vais remettre le sujet gouvernance au-dessus de la pile…

Microsoft classé leader de la collaboration par Gartner

La dernière édition du Magic Quadrant de Gartner sur le « Social Software » place l’offre de Microsoft en très bonne place en haut à droite, avec très proches IBM et Jive.

L’article de Office Blogs explique l’analyse et le positionnement et cite quelques exemples de clients utilisateurs.

Cette communication confirme bien ce qu’on avait compris de l’évolution de l’offre Microsoft sur le collaboratif, de l’offre classique fondée sur les produits comme SharePoint et Yammer à une offre proposant une série de services collaboratifs différenciés selon les besoins des utilisateurs, et soutenus par des services transverses comme Delve.

Un petit croquis vaut mieux qu’un long discours :

Services collaboratifs Office 365

Services collaboratifs Office 365

Les faiblesses sont bien mentionnées dans l’analyse de Gartner, et aussi les points forts. C’est vrai que les produits peuvent se recouvrir, mais c’est vrai aussi que tous les clients ont des situations différentes. Par exemple, un service Communication peut trouver un vrai intérêt à utiliser Yammer et seulement Yammer parce que la DSI de l’entreprise ne s’est jamais occupée de leur proposer la solution attendue pour communiquer avec les commerciaux en boutique et pour collaborer avec les agences externes. Alors que cette DSI aurait choisi Google Apps mais sans le périmètre Google Plus…

Et c’est vrai qu’on est à une charnière, comme pour bien d’autres sujets,, donc c’est plus compliqué et c’est différent de ce qu’on avait connu avant…

Office Groups : un nouveau modèle collaboratif dans Office 365

Comme expliqué dans un précédent billet (Office 365, nouveau modèle collaboratif) les dernières évolutions du portail cloud de Microsoft tendent vers un nouveau modèle collaboratif. Au cœur de celui-ci se trouvent les Offices Groups présentés par Microsoft à la fin de l’année dernière et accessibles à tous les clients Office 365 depuis la fin du mois de septembre.

Évolutions du modèle collaboratif d’Office 365 : Sharepoint, Yammer, Office Groups.

Les groupes Office 365 sont définis par Sam Koppes, Program Manager Office 365, de la manière suivante :

Les groupes rassemblent les utilisateurs, les conversations et les contenus dans Office 365. En proposant un outil qui fait le lien entre les e-mails, le stockage de documents et l’organisation du calendrier, les groupes permettent aux équipes de se concentrer sur leurs activités. Les groupes peuvent être publics afin de partager de l’information dans votre entreprise, ou privés pour des équipes traitant de sujets sensibles.

Au premier abord cette définition pourrait également s’appliquer à Yammer ou à Sharepoint : certes mais avec les Office Groups l’intégration entre les trois fonctions (mail, calendrier, partage de documents) est peut-être la plus aboutie car tout y est concentré dans le portail Office 365 ce qui donne une cohérence graphique comme fonctionnelle et une grande facilité d’utilisation.

Au-delà de la stratégie d’ensemble et des questions que l’on peut légitimement se poser sur le positionnement et le futur de tel ou tel outil de l’offre Office 365 (à ce sujet voir cet article, sur le positionnement Yammer/Office Groups) voyons aujourd’hui comment ces groupes fonctionnent.

Office Groups : démonstration fonctionnelle.

Conversations.

Les conversations de groupe s’apparentent à une discussion exchange classique, on les retrouve dans le menu Groupe dans le menu gauche de Outlook Web App. Vous pouvez accéder aux conversations de tous les groupes dont vous êtes membres depuis ce menu.

Conversations Office Groups

Conversations Office Groups

Vous y retrouverez toutes les conversations associées au groupe. Les interactions sont simples et au nombre de trois :

  1. démarrer une nouvelle conversation pour lancer un nouveau sujet (pour vérifier que le sujet n’a pas été discuté un moteur de recherche est disponible en haut à gauche de la fenêtre, il filtre automatiquement sur les conversations du groupe où vous vous trouvez). Il est également possible de démarrer une nouvelle conversation depuis sa boîte mail en envoyant un mail au groupe (comme on pouvait le faire avec les listes de distribution) ;
  2. Répondre à une conversation commencée, votre réponse sera affichée dans la suite du fil de conversation ;
  3. Cliquez sur « J’aime », la fonction peut au premier abord paraître futile mais elle a une application pratique : tout le monde répond tous les jours à des mails par « ok », « vu » etc, plutôt que de polluer une conversation avec 2 lettres, un clic sur « J’aime » montre à votre interlocuteur que vous êtes d’accord avec son précédent message.

La boîte mail d’un groupe a une capacité de 50 Go (conversations + éléments de calendrier compris), le stockage des fichiers est géré à part comme nous le verrons ci-après.

Partager des fichiers.

A chaque groupe Office 365 est adjoint un espace OneDrive dans lequel on peut uploader, créer et modifier des documents sur lesquels travaillent les membres. Les fonctions de co-édition disponibles dans Office Online renforcent encore les opportunités de collaborer mieux et plus rapidement. L’intégration entre Outlook Web App et OneDrive a également connu une amélioration : la sélection de pièce jointe dans un espace One Drive est grandement facilitée, vous pouvez ainsi aller directement sélectionner vos pièces jointes dans le OneDrive du groupe en indiquant quels droits vous accordez sur les pièces jointes à vos destinataires (modification ou lecture simple).

One Drive Office Groups

One Drive Office Groups

Les droits de ce dossier partagé ne sont pas modulables : un membre du groupe aura tous les droits sur ces fichiers (lecture/modification/suppression). Si un membre fait une erreur de modification : le versionning simple est activé, il est donc possible de restaurer une version antérieure. Si un document est supprimé par erreur il sera déplacé dans la corbeille du groupe et pourra donc être restauré. Si l’on souhaite partager un document avec une personne sans qu’elle puisse le modifier il suffit de partager le document en lecture avec elle, elle y aura accès sans voir le reste des documents et sans être membre du groupe :

Partager un fichier

Partager un fichier du groupe

Ce dossier partagé dispose d’une capacité de stockage de 1 To, la taille maximale des fichiers est de 2 Go. Profitez de cet espace pour y stocker les pièces jointes afin qu’elles n’empiètent pas sur les 50 Go de la boîte mail.

Organiser l’agenda du groupe.

Les groupes Office 365 vous permettent de gérer facilement, à un seul et même endroit votre calendrier ainsi que celui de vos groupes. Pour visualiser le calendrier d’un groupe il suffit, dans l’application « Calendrier » d’Office 365 de sélectionner le groupe désiré. Le calendrier du groupe va alors simplement se superposer au votre.

Calendrier Office Groups

Le calendrier des groupes peut se superposer facilement au votre.

Pour créer un événement de groupe il suffit d’ajouter celui-ci aux participants comme vous le feriez pour n’importe quel contact.

Gérer les groupes Office 365.

Création d’un groupe

La gestion des groupes Office 365 se fait depuis Outlook Web App, c’est là que vous retrouverez la liste des groupes auxquels vous appartenez,

Création d'un groupe Office 365 - Figure 1

Création d’un groupe Office 365

c’est également là que vous pouvez en créer de nouveaux en cliquant sur « + » à droite de « Groupes », il suffit alors de renseigner :

  • un nom,
  • une description,
  • le niveau de confidentialité du groupe,
    • un groupe public pourra être rejoint par toute personne de votre tenant Office365 depuis le bouton « Parcourir les groupes »
    • un groupe privé ne sera accessible que sur demande et après autorisation d’un administrateur. Les groupes privés apparaissent dans l’annuaire et dans la liste des groupes pour tous les membres du tenant : pour les sujets sensibles il faudra donc être vigilant quand au nommage.
    • Attention la confidentialité d’un groupe ne peut être modifiée après sa création.
  • La langue,
  • Les paramètres de notification,
  • et le tour est joué, vous pouvez commencez à utiliser le groupe pour communiquer, partager des fichiers ou organiser une réunion
    Création d'un groupe Office 365

    Création d’un groupe Office 365 – Figure 2

Création d'un groupe Office 365

Création d’un groupe Office 365 – Figure 3

 

Trois fonctions disponibles pour les Groupes OIffice 365

Création d’un groupe Office 365 – Figure 4

Gérer les groupes

Une fois créés les groupes sont toujours gérés depuis Outlook Web App depuis le bouton « Parcourir les groupes ». Depuis cette interface les utilisateurs peuvent gérer leurs notifications sur les groupes dont ils sont membres et les administrateurs gérer les membres de leurs groupes.

On peut déléguer l’administration d’un groupe à des utilisateurs : elle permet de gérer les utilisateurs, pratique pour déléguer la gestion des accès, mais permet aussi de supprimer le groupe, sachant qu’Office 365 n’offre pas de possibilité de récupérer un groupe supprimé il vaut peut-être mieux rester prudent.

Enfin une dernière option à noter concernant les externes : il est impossible d’ajouter des externes à un groupe Office 365. On peut cependant les autoriser à envoyer des mails à ceux-ci, par défaut les groupes bloquent tout mail venant de l’extérieur. Pour les autoriser il faut cocher une case dans les paramètres du groupe, celle-ci n’apparaît pas à la création du groupe :

2015-10-20 18_20_47-Contacts - Antoine Bergot - Outlook

Activer les mails externes

Si cette case est cochée les externes pourront transmettre des mails au groupe, sans pour autant pouvoir consulter son contenu. Si un membre du groupe répond au mail d’un externe ce sera avec l’adresse du groupe, la conversation se fera donc entre la personne externe et le groupe Office 365 :

Mail externe

Répondre à un mail externe

Conclusion : Office Groups ou Yammer?

On reviendra sûrement dans un futur billet sur la comparaison entre ces deux outils et leurs usages respectifs mais on peut déjà dire, en conclusion, au vu de ce qui a été décrit ici et à propos de Yammer dans notre dernier billet :

  • Yammer qui ne propose ni agenda ni organisation des fichiers partagés cible plus un besoin de communication souple et rapide. C’est un outil qui peut être utilisé pour de la communication de masse (auprès d’un grand nombre de collaborateurs), de la diffusion des résultats de votre veille, bref pour des besoins de communication simple, rapide et auprès de nombreuses personnes tout en évitant de surcharger les boîtes mails.
  • Office Groups propose les outils qui manquent à Yammer : agenda, organisation possible des fichiers, accès des données hors connexion via OneDrive. Il semble plus adapté à des petites équipes dont les membres collaborent au jour le jour et ont besoin d’outils en ligne pour améliorer leur efficacité : les conversations, l’agenda et le dossier partagés, accessibles hors ligne depuis des clients lourds semblent répondre à ce besoin. En termes d’adoption on peut ajouter que l’utilisation du mail facilitera celle-ci pour les utilisateurs encore réticents à l’utilisation d’un réseau social tout en leur offrant les outils de collaboration décrits ci-dessus.

Office Groups : quelques liens pour aller plus loin.

 

Yammer collaboration externe

Yammer la collaboration facile

La solution de collaboration sociale de Microsoft évolue en douceur pour faciliter les échanges et le travail avec des externes; 3 options vous permettent de gérer différents scenarios :

1 – vous gérez des communautés associant des internes et des externes, à l’intérieur de ces communautés vous devez organiser des zones un peu plus privatives, utilisez alors le réseau externe, invitez les externes avec leur adresse email professionnelle, créez des groupes publics ou privés dans ce réseau externe, partagez notes et documents dans vos groupes et à la racine de la communauté. Dans ce cas un réseau externe = une communauté, l’étanchéité entre les communautés est assurée. Pour vos internes Delve permettra de retrouver avec une vue de synthèse et une recherche transverse les éléments présents dans vos communautés. Tout ceci est déjà disponible, y compris sur l’application mobile.

2 – dans votre réseau Yammer d’entreprise, relié à votre domaine Office 365, vous souhaitez ouvrir sur l’extérieur uniquement une partie, par exemple pour échanger avec des partenaires dans le cadre d’un appel d’offres, partager des documents : vous pourrez bientôt avoir un groupe Yammer ouvert à l’extérieur, ce sera très pratique pour éviter à vos collaborateurs d’aller rechercher un réseau externe pour travailler, et ils garderont l’accès via la recherche à tous les autres éléments présents dans le Yammer. Cette fonction arrive très bientôt. Cette fonctionnalité sera déployée à partir de novembre, accompagnée d’outils pour les admins afin de mieux gérer les options de partage externes au niveau du réseau Yammer.

 

3 – dans votre réseau Yammer d’entreprise, relié à votre domaine Office 365, vous souhaitez très ponctuellement inviter un externe à une conversation, vous pouvez maintenant le faire directement, à condition que le destinataire possède une adresse sur son domaine d’entreprise, les mails grand public commet hotmail, outlook, gmail… ne seront pas acceptés. Il suffit d’entrer l’adresse email de la personne comme si on notifiait un interne du réseau.
L’interface vous prévient pour éviter toute surprise, dès la saisie :
Yammer collaboration externe

Yammer inviter un externe dans une conversation

Ensuite vous pourrez facilement gérer vos invités externes, il semble difficile de se tromper :

Invités externes dans une conversation interne

Gérer les invités externes d’une conversation de votre réseau Yammer

Avec bientôt une nouvelle application mobile, Yammer continue à se positionner comme solution souple et performante pour collaborer en interne et externe; cette collaboration reste organisée sur un modèle orienté discussion et personnes avec possibilité de partager des documents, Yammer ne propose pas d’agenda ni d’organisation en mode dossiers pour vos partages de documents. On gère tout en fonction des groupes et ensuite c’est le moteur de recherche qui vous aide à accéder à vos ressources, pas la navigation dans une arborescence (pas grave, de toutes façons dans les arborescences, on ne retrouve pas grand chose…). Faites confiance au moteur de recherche Yammer ou utilisez Delve depuis votre portail 365, ce sera bien plus efficace que vos anciens dossiers et sous-dossiers.
Si vous avez besoin d’un agenda, de dossiers de documents, d’outils de planification, rendez-vous très bientôt pour découvrir les nouvelles fonctions Office Groups et Office Planner.
Si vous avez besoin de fonctions documentaires plus avancées, de workflows, de systèmes de permissions complexes, vous connaissez sans doute déjà SharePoint et si ce n’est pas le cas il n’est jamais trop tard…
Recherche intelligente avec Delve

Office 365 nouveau modèle collaboratif

Avec Office Groups, Office Planner, les évolutions Yammer, Delve, les futurs portails à venir, l’offre de Microsoft évolue et s’enrichit.

A première vue, on pourrait se dire que ça devient vraiment fouillis et qu’on a du mal à s’y retrouver.
Pas faux, mais pas judicieux.
En fait avant le Cloud Office 365, c’était avoir dans le nuage des solutions bien connues, Exchange, SharePoint, Lync, avec en plus des applications mobiles comme OneDrive, OneNote plus ou moins intégrées. Et ça laisse une large part aux DSI car pour avoir tout ça il y a du travail en infrastructure, même dans un modèle entièrement Cloud. On aura bien noté que beaucoup d’entreprises ont gardé cette approche infrastructure en utilisant principalement Exchange et Lync (maintenant Skype For Business) dans leurs déploiements  Office 365, sans trop se risquer vers les outils collaboratifs.
Mais ça c’était avant.
Avant que les utilisateurs ne soient trop fatigués par les outils de partage de documents et de collaboration lourds, complexes, hérissés de barrières à cause de système de permissions trop restrictifs, et peu ou pas disponibles en dehors du bureau.
Avant que les utilisateurs n’aient organisé leur propre environnement de collaboration sur leur tablette personnelle avec Dropbox, Google Drive, Box et autres wetransfer.

Microsoft nous propose des évolutions intéressantes :
  • d’abord des solutions collaboratives souples et faciles à utiliser, on a assez critiqué la complexité des interfaces SharePoint pour peut-être se féliciter de ce changement; je pense ici à Office Groups et Office Planner, qui va bientôt venir en complément du premier. On vise ici des concurrents comme Trello, Asana, qui se développent fortement aux USA.
  • ensuite des solutions qui se complètent rapidement par une application mobile, celle de Office Groups devrait arriver bientôt
  • enfin une approche transverse et intelligente de l’accès à l’information avec Delve qui nous permet de retrouver nos éléments collaboratifs autrement qu’en cherchant silo par silo, désespérément.

On évolue donc vers une approche self service, comme cela a déjà été fait pour la partie BI, on s’adresse plus aux utilisateurs en direct qu’aux DSI.
L’approche peut troubler, on ne va pas facilement passer d’un coup vers ce nouveau modèle de plate-forme collaborative où les services viennent s’implémenter et se compléter au fil de l’eau, alors qu’on est habitués à SharePoint depuis presque 15 ans; par ailleurs la complexité technique et fonctionnelle de SharePoint nous a bien arrangés, nous les consultants, intégrateurs, développeurs…
Alors ne nous abritons pas derrière la fausse barbe de la gouvernance et posons-nous les bonnes questions pour définir les services de demain sur les solutions de demain, car elles arrivent aujourd’hui…